Tidak semua bisnis membutuhkan ruang kerja penuh waktu. Ada tim yang memerlukan tempat untuk bekerja setiap hari, sementara bisnis lain lebih sering bekerja jarak jauh dan hanya membutuhkan alamat korespondensi atau ruang rapat sesekali. Memilih antara kantor fisik dan virtual office sebaiknya dimulai dari aktivitas bisnis sehari-hari, bukan hanya dari harga penawaran.
Kapan kantor fisik lebih sesuai?
Kantor fisik dapat menjadi pilihan jika tim bekerja bersama secara rutin, membutuhkan ruang penyimpanan atau peralatan, sering menerima klien, atau memerlukan ruang khusus untuk operasional. Anda juga dapat mengatur ruang kerja dan fasilitas sesuai kebutuhan, tetapi perlu mempertimbangkan biaya sewa, deposit, utilitas, perawatan, furnitur, dan komitmen masa sewa.
Sebelum menyewa, perkirakan jumlah orang yang akan hadir secara bersamaan, kebutuhan ruang rapat, akses transportasi, parkir, dan fasilitas yang benar-benar dipakai. Kantor yang terlalu besar dapat menambah biaya tanpa meningkatkan produktivitas.
Kapan virtual office dapat dipertimbangkan?
Virtual office bisa dipertimbangkan untuk bisnis yang sebagian besar bekerja dari jarak jauh dan tidak membutuhkan ruang kerja tetap. Paket yang ditawarkan penyedia dapat berbeda-beda; sebagian mungkin mencakup penerimaan surat atau akses ruang rapat, sedangkan layanan lain dapat dikenakan biaya tambahan.
Periksa secara rinci apa yang termasuk dalam paket, batas penggunaan ruang, cara pemberitahuan surat, biaya tambahan, jam layanan, dan prosedur jika layanan dihentikan. Jangan menganggap seluruh fasilitas kantor fisik tersedia hanya karena paket menggunakan istilah “virtual office”.
Bandingkan biaya tahunan secara menyeluruh
Bandingkan total biaya untuk periode yang sama. Untuk kantor fisik, masukkan sewa, deposit, utilitas, internet, perlengkapan, perawatan, dan biaya operasional lain. Untuk virtual office, masukkan biaya paket, penggunaan ruang rapat atau ruang kerja, biaya penerimaan dan pengiriman surat, serta layanan tambahan.
Pertimbangkan juga biaya tidak langsung, seperti waktu perjalanan tim, kebutuhan bertemu klien, dan ruang yang harus dipesan di luar paket. Pilihan berbiaya awal rendah belum tentu paling hemat jika banyak kebutuhan penting ternyata dikenakan biaya terpisah.
Periksa alamat dan ketentuan penggunaan
Jika alamat akan digunakan untuk korespondensi, pemasaran, atau kebutuhan administrasi perusahaan, tanyakan dokumen dan layanan yang benar-benar diberikan penyedia. Verifikasi apakah penggunaan alamat tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan ketentuan yang berlaku di lokasi. Persyaratan dapat berbeda sesuai jenis usaha dan keperluan administrasi, sehingga jangan menganggap satu paket otomatis memenuhi semua kebutuhan.
Periksa pula perjanjian layanan, masa berlaku, kebijakan perpanjangan, pembatalan, privasi dokumen, dan tanggung jawab penyedia. Pastikan alamat yang dipilih dapat digunakan untuk tujuan spesifik yang Anda perlukan sebelum membayar.
Buat keputusan dengan daftar kebutuhan
Pilih kantor fisik jika kehadiran tim, ruang khusus, dan pertemuan langsung menjadi kebutuhan rutin. Pertimbangkan virtual office jika pekerjaan dapat dilakukan jarak jauh dan kebutuhan utamanya adalah layanan alamat atau fasilitas fleksibel. Jika kebutuhan beragam, tanyakan opsi ruang kerja bersama atau kombinasi layanan yang tersedia.
Sebelum menandatangani, bandingkan setidaknya tiga hal: biaya total, layanan yang benar-benar didapat, dan fleksibilitas ketika kebutuhan bisnis berubah. Anda juga dapat membaca hal yang perlu diperhatikan sebelum menyewa ruang kantor sebagai checklist tambahan.